POLITYKA ANTYKORUPCYJNA GEODETIC

Tekst jednolity, aktualizacja 18-03-2021

 

I. WSTĘP

Firma GEODETIC jest przekonana o konieczności przestrzegania w ramach prowadzonej przez siebie działalności obowiązujących uregulowań, w tym przepisów prawa oraz norm etycznych mających na celu zapobieganie wszelkim przejawom korupcji. Firma GEODETIC czuje się zobowiązana do promowania prowadzonej działalności w sposób przejrzysty i odpowiedzialny, z poszanowaniem najwyższych standardów etycznych. Odpowiedzialność za osiągnięcie tego celu spoczywa na wszystkich pracownikach, współpracownikach oraz reprezentantach firmy GEODETIC.

Firma GEODETIC przyjmuje politykę zerowej tolerancji dla jakichkolwiek zachowań o charakterze korupcyjnym.

Niniejsza Polityka Antykorupcyjna została zatwierdzona przez Zarząd Geodetic sp. z o.o. oraz przyjęta do stosowania przez wszystkie osoby i podmioty reprezentujące GEODETIC.

Niniejsza Polityka obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników oraz reprezentantów GEODETIC. Zarząd dokłada wszelkich starań, żeby powiadomić o jej zasadach wszystkie osoby wykonujące jakiekolwiek usługi w imieniu lub na rzecz GEODETIC. Na osobach tych ciąży obowiązek zapewnienia zgodności podejmowanych działań z prawem oraz przepisami mającymi zastosowanie do prowadzonej działalności, z uwzględnieniem zasad objętych niniejszą Polityką Antykorupcyjną.

Ponadto, firma GEODETIC zachęca swoich Klientów, partnerów biznesowych i dostawców, aby w swoich działaniach kierowali się zasadami etyki, uczciwością oraz przestrzegali obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności zapobiegali wszelkim przejawom korupcji.

Etyczne i odpowiedzialne prowadzenie biznesu jest naczelną i podstawową zasadą przyświecającą firmie GEODETIC w ramach prowadzonej przez nią działalności.

 

II. CEL POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ

Celem Polityki antykorupcyjnej jest ustanowienie zasad i standardów postępowania w firmie GEODETIC mających na celu zapobieganie oraz reagowanie na działania, które mogą nosić znamiona korupcji. W tym celu firma GEODETIC ustanawia zestaw zasad do stosowania, definiując katalog nieakceptowalnych zachowań, które mogą stanowić przypadki korupcji.

Polityka antykorupcyjna w firma GEODETIC określa sposób postępowania w sytuacji wystąpienia zagrożenia korupcyjnego lub zachowania o znamionach korupcji.

Wytyczne przeciwdziałania korupcji w firma GEODETIC zawierają szczegółowe zasady postępowania pracowników, współpracowników oraz reprezentantów firmy GEODETIC mające na celu zapobieganie wystąpieniu zagrożeń korupcyjnych oraz reagowanie na jakiekolwiek przejawy korupcji.

Polityka antykorupcyjna firma GEODETIC jest skierowana również do wszelkich interesariuszy firmy GEODETIC (tj. klientów, dostawców, podwykonawców oraz wszelkich partnerów biznesowych) wyznaczając standardy postępowania w relacjach biznesowych z interesariuszami.

Zasady określone w niniejszej Polityce stanowią uzupełnienie przepisów prawa w zakresie przeciwdziałania korupcji, a obowiązek przestrzegania tych przepisów ciąży na każdym pracowniku, współpracowniku oraz reprezentancie firmy GEODETIC.

III. DEFINICJE

Przez korupcję rozumie się każde działanie lub zaniechanie działania, jak również obietnicę takiego postępowania, w celu uzyskania niezgodnie z prawem lub zasadami etyki korzyści przekazanej, obiecanej lub domniemanej, zarówno materialnej jak też niematerialnej, w sposób bezpośredni lub pośredni.

Zachowanie korupcyjne ma miejsce wówczas gdy osoba chcąca osiągnąć jakiś cel dla siebie lub reprezentowanego przez siebie podmiotu albo osoby obiecuje, proponuje lub wręcza korzyść majątkową (tj. korzyść której wartość da się wyrazić w pieniądzu rozumianą zarówno jako wzrost wartości majątku, jak też zmniejszenie zobowiązań obciążających majątek) lub osobistą (rozumianą jako świadczenie niemajątkowe polepszające sytuację danej osoby) osobie, która piastuje funkcje publiczne lub pełni istotne funkcje w obrocie gospodarczym po to by cel ten uzyskać. Nie jest przy tym istotne czy działania takie są podejmowane osobiście, czy z pomocą pośredników.

Wśród najczęściej spotykanych działań o charakterze korupcyjnym wyróżnia się, w szczególności:

• przekupstwo/łapownictwo – w tym dwie jego odmiany: bierną (nagabywanie, wymuszanie, zgoda na otrzymanie korzyści, przyjęcie korzyści) i czynną (oferta, obietnica wręczenia lub wręczenie korzyści).
• wykorzystywanie środków oraz majątku publicznego do celów prywatnych lub osobistych korzyści,
• płatną protekcję/handel wpływami – rozumiane jako powoływanie się na wpływy w instytucji dysponującej środkami publicznymi albo wywołanie przekonania lub utwierdzenie innej osoby w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, w tym proponowanie (aktywna płatna protekcja) lub szukanie (bierna płatna protekcja) pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę.
• nieprawidłowości w zakresie postępowań dotyczących zamówień publicznych, pozyskiwania kontraktów, uzyskiwania koncesji lub zezwoleń oraz decyzji sądów i organów administracji publicznej,
• uchylanie się przed obowiązkami wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności obowiązkami celnymi oraz podatkowymi,
• świadome, niezgodne z prawem dysponowanie środkami publicznymi,
• faworyzowanie, nepotyzm, kumoterstwo oraz inne niedozwolone praktyki w obszarze relacji pracowniczych.

Zakazane działania mające charakter działań korupcyjnych są definiowane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Kodeksu karnego.

IV. SPOSOBY REALIZACJI POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ W FIRMIE GEODETIC

Za wdrożenie i realizację Polityki antykorupcyjnej w firmie GEODETIC odpowiada Zarząd firmy GEODETIC. Firma GEODETIC przygotowała oraz wdrożyła do stosowania wytyczne przeciwdziałania korupcji w firmie GEODETIC dla pracowników, współpracowników oraz reprezentantów firmy GEODETIC w zakresie rozpoznawania zagrożeń korupcyjnych, eliminowania ich oraz reagowania na każdy dostrzeżony przejaw korupcji. Każdy pracownik, współpracownik oraz reprezentant firmy GEODETIC zobowiązany jest postępować zgodnie z przyjętymi Wytycznymi.

W firmie GEODETIC funkcjonuje mechanizm zgłaszania przypadków korupcji i płatnej protekcji oraz przestępstw lub oszustw związanych z księgowością, kontrolą wewnętrzną i audytem.

Firma GEODETIC stworzyła oraz utrzymuje i stosuje wewnętrzne procedury zarządzania jakością, mające na celu zapewnienie prowadzenia działalności w sposób zgodny z przyjętymi normami.

Obowiązkiem wszystkich pracowników, współpracowników oraz reprezentantów firmy GEODETIC jest unikanie sytuacji i działań, które mogą prowadzić do korupcji. Nieprzestrzeganie przez pracowników, współpracowników oraz reprezentantów postanowień Polityki Antykorupcyjnej oraz Wytycznych przeciwdziałania korupcji w firmy GEODETIC będzie traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować zarówno odpowiedzialnością dyscyplinarną, jak też odpowiedzialnością karną wynikającą z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

V. ZASADY POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ

Wszyscy pracownicy, współpracownicy oraz reprezentanci firmy GEODETIC postępują zgodnie z obowiązującym prawem oraz przyjętym w firmie GEODETIC Kodeksem Etycznym stosując zasadę  zerowej tolerancji dla korupcji i płatnej protekcji we wszystkich aspektach prowadzonej działalności.

Zgodnie z przyjętą Polityką Antykorupcyjną zabronione jest podejmowanie przez pracowników, współpracowników oraz reprezentantów firmy GEODETIC, zarówno w relacjach wewnętrznych, jak też zewnętrznych  jakichkolwiek poniższych działań, niezależnie od tego czy są one podejmowane bezpośrednio, czy za pośrednictwem innych osób:

• przekupstwo,
• wymuszanie lub nakłanianie,
• płatna protekcja,
• legalizowanie dochodów pochodzących z działań korupcyjnych.

Pracownicy, współpracownicy oraz reprezentanci firmy GEODETIC nie mogą oferować, udzielać, obiecywać, żądać ani przyjmować korzyści majątkowych i osobistych:

• które mogłyby być postrzegane jako niezgodne z prawem, nieetyczne lub niestosowne,
• których celem jest wywarcie wpływu na warunki transakcji,
• udzielanych w gotówce lub jej ekwiwalencie (np. kartach podarunkowych, voucherach).

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą, w związku z wykonywaniem czynności realizowanych na rzecz firmy GEODETIC, przyjmować korzyści majątkowej lub osobistej, albo jej obietnicy, w tym za zachowanie stanowiące naruszenie przepisów prawa, ani też uzależniać wykonania takiej czynności od otrzymania korzyści majątkowej lub osobistej.

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą udzielać korzyści majątkowej lub osobistej jakiejkolwiek osobie pełniącej funkcję publiczną, w związku z pełnieniem przez nią tej funkcji. Pracownicy i reprezentanci nie mogą również podejmować działań, których celem jest nakłonienie osoby pełniącej funkcję publiczną do naruszenia przepisów prawa lub udzielać, albo obiecywać udzielenia takiej osobie korzyści majątkowej lub osobistej za naruszenie przepisów prawa.

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą, powołując się na wpływy i pozycję w firmie GEODETIC, albo wywołując przekonanie innej osoby lub utwierdzając ją w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, podejmować się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą, albo jej obietnicę.

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą udzielać, albo obiecywać udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej w zamian za pośrednictwo w załatwieniu sprawy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, polegającej na bezprawnym wywarciu wpływu na decyzję, działanie lub zaniechanie czynności przez osobę pełniącą funkcję publiczną, w związku z pełnieniem tej funkcji.

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą żądać lub przyjmować korzyści majątkowej lub osobistej, albo jej obietnicy, w zamian za nadużycie udzielonych im uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nich obowiązku mogące wyrządzić firmie GEODETIC szkodę majątkową, albo stanowiące czyn nieuczciwej konkurencji lub niedopuszczalną czynność preferencyjną na rzecz nabywcy lub odbiorcy towaru, usługi lub świadczenia.

Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci firmy GEODETIC nie mogą, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, udaremniać lub utrudniać przetargu albo wchodzić w porozumienie z inną osobą działając na szkodę właściciela mienia, albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany. Pracownicy, współpracownicy i reprezentanci nie mogą, w związku z przetargiem rozpowszechniać informacji lub zataić istotnych okoliczności, mających znaczenie dla zawarcia umowy będącej przedmiotem przetargu albo wchodzić w porozumienie z inną osobą, działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany.

Wszelkie promocje (np. programy rabatowe) i konkursy z nagrodami odbywają się zgodnie z niniejszą Polityką oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Wydawanie klientom oraz partnerom biznesowym kart podarunkowych, voucherów, bonów itp. jest możliwe wyłącznie w oparciu o regulaminy promocji i konkursów prowadzonych przez podmiot z firmy GEODETIC.

Zabronione jest wręczanie upominków lub wyświadczanie przysług poza standardowymi relacjami biznesowymi na rzecz obecnych lub przyszłych klientów, ich pracowników lub agentów lub innych osób (między innymi na rzecz urzędników państwowych), z którymi firmę GEODETIC wiążą relacje umowne lub z którymi zamierza negocjować umowę. Całkowicie zabronione są prezenty w postaci sum pieniężnych, a jeśli są one oferowane, należy odmówić ich przyjęcia.

Reprezentacja i wyjazdy oferowane przez lub zapewniane pracownikom firmy GEODETIC w związku z prowadzoną działalnością biznesową powinny mieć charakter skromny i w sposób jednoznaczny mieć na celu ułatwienie rozmów biznesowych. Dopuszczalna jest reprezentacja biznesowa w formie poczęstunku i napojów o ile pozostaje w zgodności z prawem lokalnym, polityką i procedurami firmy GEODETIC w zakresie kosztów reprezentacji, sprzedaży, ogólnych i administracyjnych, ma miejsce z rozsądną częstotliwością i na ile to możliwe – ma charakter wzajemny.

Firma GEODETIC prowadzi księgi rachunkowe oraz politykę finansową w sposób przejrzysty oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zabronione jest wykorzystywanie, w tym wprowadzanie do obrotu, fałszywych dokumentów i faktur, jak również wprowadzanie niewłaściwych, niejednoznacznych lub mylących zapisów księgowych. Zakazane jest wykorzystanie jakichkolwiek procedur, technik czy rozwiązań księgowych, które miałyby na celu dokonanie lub przyjęcie nielegalnych płatności.

VI. ZGŁASZANIE ZAGROŻEŃ KORUPCYJNYCH

Podejrzenia naruszenia zasad Polityki Antykorupcyjnej lub innych przepisów prawa mogą być zgłaszane poprzez ten sam kanał, który służy do informowania o wszelkiego rodzaju postępowaniach nieetycznych, tj. na adres: biuro@geodetic.co. Dodatkowo możliwe jest anonimowe zgłaszanie naruszeń zasad do skrzynki znajdującej się w biurze firmy.

Wobec pracowników informujących o występujących nieprawidłowościach firma GEODETIC nie będzie wyciągała konsekwencji w postaci rozwiązania umowy o pracę lub stosunku służbowego. Nie będą tolerowane żadne formy dyskryminacji lub nękania wobec osób, które będą w dobrej wierze zgłaszać swoje obawy lub podejrzenia co do potencjalnych zjawisk korupcyjnych.

Wszystkie zgłoszenia będą rozpatrywane i dokładnie badane. Dla zgłoszeń, w których może wystąpić odpowiedzialność podmiotu zbiorowego, przeprowadzane są szczegółowe postępowania wyjaśniające.

VII. OCENA RYZYKA WYSTĄPIENIA KORUPCJI ORAZ MONITORING PRZESTRZEGANIA POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ

Zarząd firmy GEODETIC zobowiązuje się do regularnej oceny przestrzegania zasad zawartych w Polityce Antykorupcyjnej, w tym również do doraźnego dokonywania oceny każdego ze zgłoszonych zdarzeń. W oparciu o prowadzony monitoring przestrzegania postanowień Polityki jej treść będzie aktualizowana zarówno w razie dostrzeżenia takiej potrzeby, jak również na podstawie uzyskanych wniosków.